E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen wissen müssen und warum viele Praxen nicht betroffen sind

Übergangsfristen

Für die verpflichtende Ausstellung von E-Rechnungen gelten derzeit noch Übergangsregelungen. Wie lange Unternehmen diese nutzen können, hängt von ihrem jeweiligen Jahresumsatz ab: Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 Euro gilt eine Übergangsfrist, die zum 1. Januar 2027 endet. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist noch bis zum 1. Januar 2028. Für Kleinunternehmen nach § 19a UStG (Jahresumsatz nicht über 100.000 Euro) besteht generell keine Verpflichtung, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV).

Die möglichen Rechnungsformate

Es gibt verschiedene zulässige Formate, in denen E-Rechnungen ausgestellt werden können. Zu den bekanntesten gehören die XRechnung und das sogenannte ZUGFeRD-Format. Letzteres hat den Vorzug, dass es sowohl eine visuelle, für Menschen lesbare Darstellung der Rechnung als auch strukturierte, maschinenlesbare Daten umfasst. Die visuelle Rechnungsdarstellung erfolgt in Form eines besonderen PDF-Formats (eine gewöhnliche PDF-Datei reicht also nicht aus).

Darüber hinaus sind auch andere Rechnungsformate zulässig, sofern sie die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 oder die Voraussetzungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG erfüllen.

Welche praktische Relevanz hat dies für Praxisinhaber*innen?

Von praktischer Relevanz ist vor allem die Fähigkeit, E-Rechnungen empfangen und lesen zu können. Denn Rechnungen, die Praxisinhaber*innen von Dienstleister*innen und Liefertant*innen der eigenen Praxis erhalten, werden in zunehmendem Ausmaß als E-Rechnung eingereicht. Benötigt wird hierfür ein herkömmliches E-Mail-Postfach. Darüber hinaus sollte eine Software oder zumindest ein Tool verfügbar sein, welches das Visualisieren der E-Rechnungen ermöglicht. Ein einfaches und kostenloses Online-Tool hierfür bietet beispielsweise Elster.

Müssen Praxisinhaber*innen auch E-Rechnungen ausstellen können?

In der Regel müssen Praxisinhaber*innen keine E-Rechnungen ausstellen, und zwar aus den folgenden Gründen:

• Von der E-Rechnungspflicht betroffen sind stets nur Rechnungen zwischen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Logopädische Praxen schreiben Rechnungen für ihre Leistungen üblicherweise nur an Privat- oder Beihilfepatient*innen. Bei diesen handelt es sich um Verbraucher*innen.
• Rechnungen an Verbraucher*innen, beispielsweise Abrechnungen direkt mit Privat- oder Beihilfeversicherten oder Zuzahlungsrechnungen, fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Diese können nach wie vor in herkömmlicher Form ausgestellt werden.
• Das Gleiche gilt auch für Leistungen, auf die keine Mehrwertsteuer (beziehungsweise Umsatzsteuer) fällig wird. Das ist beispielsweise bei Therapieleistungen der Fall. Diese sind nach § 4 Nr. 14a UStG von der Mehrwertsteuerpflicht ausgenommen. Daher muss auch aus diesem Grund keine E-Rechnung ausgestellt werden.
• Sonstige Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Bruttogesamtbetrag von nicht mehr als 250 Euro können ebenfalls in herkömmlicher Form ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
• Die Abrechnung mit den gesetzlichen Krankenkassen erfolgt bereits auf elektronischem Wege, gemäß § 302 Absatz 1 SGB V sowie § 18 Abs. 3 des Vertrages nach § 125 SGB V. Die obigen Regelungen zur E-Rechnung gelten hier aber schon deshalb nicht, weil auch diese Rechnungen nicht umsatzsteuerpflichtig sind.

Im Ergebnis besteht eine verpflichtende Verwendung von E-Rechnungen für logopädische Praxen also nur für umsatzsteuerpflichtige Leistungen, beispielsweise Coaching, die direkt mit anderen Unternehmen abgerechnet werden, beispielsweise Mitarbeiterschulungen. Überdies gilt diese Verpflichtung nur für Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 Euro brutto übersteigen.

Sofern Sie also umsatzsteuerpflichtige Leistungen in dieser Größenordnung erbringen, sind Sie jedenfalls nach Ablauf der oben genannten Übergangsfristen von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Selbstverständlich steht es Ihnen aber frei, Ihren Patient*innen und Kund*innen E-Rechnungen auszustellen. In diesem Fall sollten Sie ein Format verwenden, welches auch eine visuelle Wahrnehmung der Rechnung ermöglicht. Bei Verbraucher*innen ist dies unbedingt zu beachten, da ein*e Verbraucher*in eine visuell wahrnehmbare Rechnung beanspruchen kann.